Quando o assunto é organização, os gaveteiros e arquivos para escritório são presenças obrigatórias. Se arrumados de forma estratégica, esses móveis deixam a rotina de trabalho muito mais prática.  Reunir tudo sem um propósito bem definido dentro dos móveis do escritório não é a melhor forma de organização. Afinal, só com cada coisa em seu lugar (que foi escolhido racionalmente) tudo passa a ficar realmente sob controle.

Isso porque a organização eficaz influencia positivamente na produtividade de todas as equipes. Com os lugares fixos para cada tipo de papelada e material utilizado, os colaboradores economizam tempo para manterem o foco nas atividades que estão sendo realizadas.   

Dicas para organizar arquivos para escritório

Pasta suspensas

Tradicionais aliadas da organização de documentos importantes, as pastas suspensas também precisam ser separadas e arrumadas dentro dos móveis de escritório.

Para facilitar, a dica é apostar em arquivos específicos para esses tipos de pastas. Dessa forma, fica ainda mais fácil deixar o escritório organizado de forma eficiente e tornar o trabalho de toda equipe mais dinâmico.

Etiquetas identificadoras

De nada adianta ter uma infinidade de pastas e subpastas se elas não estão nomeadas dentro do arquivo. No ambiente corporativo, é preciso ter em mente que os documentos são manipulados por uma quantidade grande de pessoas e, por isso, todos precisam saber rapidamente o que armazena aquele arquivo. Para facilitar, identifique tudo com etiquetas.

Cores estratégicas

Prepare-se para conviver com um arco-íris dentro dos seus arquivos para escritório. Quando se trata de organização, as cores são extremamente importantes. Elas reforçam através da comunicação visual que tipo de documento contém nelas.

A dica para facilitar a vida de todos é criar categorizações por cores de pasta. Por exemplo, os documentos referentes a Registro de Pessoal podem estar em uma pasta verde enquanto as folhas de pagamento em uma pasta vermelha.

Com o uso estratégico das cores, é bem simples identificar rapidamente o conteúdo da pasta sem precisar abri-las. Cada pasta pode conter ainda subpastas com diferentes tons dessa mesma cor, se você achar mais simples.

Dicas para organizar gaveteiros

Otimização de espaço interno

Por incrível que pareça, quanto mais espaçosa é uma gaveta, maior a chance de desordem dentro dela. Mas, gaveteiros de escritório com amplo espaço interno ainda são as melhores opções para as empresas.

A dica para prevenir a bagunça com o uso recorrente deste móvel, é utilizar divisórias internas, nichos para gaveta, separadores e organizadores específicos para material  de escritório.

Hierarquia das gavetas

Quais os objetos mais usados durante a rotina de trabalho do setor? E os materiais mais importantes? Essas são as primeiras perguntas que você precisa responder para realizar uma organização realmente eficaz nos gaveteiros de escritório.

As gavetas precisam ser preenchidas de acordo com o grau de prioridade. Por esse motivo, as mais altas precisam estar com o que for mais usado ou importante ao passo que a mais baixas com o que for menos usado.

Junte sempre o que for igual

Antes de encher o gaveteiro do escritório, é preciso realizar uma classificação prévia dos itens. O que for igual deve ficar na mesma gaveta ou pasta. O que for complementar deve ficar próximo e assim sucessivamente. Dessa forma, fazer a hierarquização fica mais fácil.

Espaços vazios

Gaveta abarrotada de coisas é um indício de bagunça. Então, se suas gavetas possuem espaços entre um objeto e outro é sinal que há mesmo organização interna nelas e otimização de espaço. Sem contar, que ninguém encontrará dificuldade para abrir o gaveteiro por excesso de coisas entulhadas dentro dele.